Wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen, sollten Sie das Parkinson Gesetz kennen.
Kennen Sie das? Sie haben einen Termin, an dem Sie etwas fertig gestellt haben müssen. Dieser Termin liegt weit in der Zukunft – und Sie sind zu Beginn erleichtert, dass Sie noch so viel Zeit haben.
Entweder, Sie machen sich gleich ans Werk und beginnen die Aufgabe. Da Sie keinen Zeitdruck verspüren, lassen Sie sich Zeit, Sie versuchen alles sehr genau – sogar perfekt zu machen.
Sie unterbrechen die Bearbeitung der Aufgabe immer wieder und lassen sich ablenken. Vielleicht arbeiten Sie parallel an anderen Dingen, die Sie für dringender erachten.
Irgendwann haben Sie dann die Aufgabe bis zu dem gesetzten Termin erledigt. Aber mit einem sehr hohen Verbrauch von Zeit.
Oder, Sie lassen die Aufgabe erstmal liegen, weil Sie ja noch so viel Zeit haben. Wenn dann der Termin näher rückt, erledigen Sie diese Aufgabe dann relativ schnell – vielleicht sogar überstürzt, nervös, mit wenig Schlaf, in einer Nacht- und Wochenendschicht.
Egal, welche der beiden Varianten eintritt, Sie haben viel länger die Aufgabe bearbeitet, als Sie eigentlich dafür benötigen würden – und genau das beschreibt das Parkinson Gesetz:
“Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht”. (Wikipedia) https://de.m.wikipedia.org/wiki/Parkinsonsche_Gesetze
– Cyril Northcote Parkinson –
Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Marinehistoriker, schrieb 1955 in einem satirischen Essay für The Economist, dass „Arbeit sich ausdehnt, um die für ihre Fertigstellung verfügbare Zeit auszufüllen“..
Sein mit britischem Humor verfasster Artikel, fußte auf seinen eigenen Erfahrungen mit dem öffentlichen Dienst und der britischen Bürokratie. Seine Theorie erklärte die seiner Meinung nach „ausufernde Erhöhung“ von Arbeitsbereichen und des Personals in den öffentlichen Verwaltungen.
Seine Theorie nannte er Parkinsonsches Gesetz und sie ist im Laufe der Jahre Bestandteil der Betriebswirtschaftslehre zur Organisation von Arbeitsaufgaben geworden.
Warum ist das Parkinson Gesetz für Sie wichtig?
Weil das Gesetz erklärt, wie Zeit verschwendet wird, sprich: wo Ihre Produktivität auf der Strecke bleibt.
Wenn Sie für die Erledigung einer Aufgabe 3 Stunden Zeit haben, wird es 3 Stunden dauern, diese zu erledigen.
Aber wenn Sie für die gleiche Aufgabe 3 Tage Zeit haben, wird es auch 3 Tage dauern bis Sie damit fertig sind.
Sie haben es vielleicht schon erkannt. Das Fatale ist, dass dieses Gesetz für alle Aufgaben gilt, also auch für Aufgaben, für deren Erledigung Sie sich selbst eine Frist setzen.
Aus dem Parkinson Gesetz lässt sich auch sehr gut ableiten, dass “mehr Zeit als nötig” zu Zeitverschwendung führt und “weniger Zeit als nötig” zu höherer Produktivität führt.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, was das Parkinson-Gesetz ist und wie es zur Steigerung der Produktivität eingesetzt werden kann. Lesen Sie weiter.
Doch zunächst werden wir mit einem Mythos aufräumen.
Das Parkinson Gesetz ist keine Erscheinung der Neuzeit.
Es gilt nicht erst seit der Einführung der Arbeitsteilung und schon gar nicht hat das Gesetz mit den Ablenkungsfallen Internet und soziale Medien zu tun.
Das Parkinson Gesetz gilt seit Jahrtausenden. Es gehört praktisch zur Evolution des Menschen und es ist eng mit unserer Denkweise, wie wir an Aufgaben herangehen, verbunden. Und es gilt für alle Arten von Aufgaben.
Unsere Vorfahren in der Steinzeit wussten in der Regel wie lange die Nahrungsmittelvorräte reichen werden – sie zogen aber oftmals erst los, wenn die Nahrung fast aufgebraucht war.
Glücklich war dann diejenige Gruppe, die ein Tier bereits nach kurzer Zeit erlegen konnte. Wenn das nicht der Fall war, dann hieß es hungern oder zu essen, was gefunden werden konnte.
Oder zu sterben – ein Prinzip der Evolution.
Heute ist anstelle der Jagd, der Gang in ein Geschäft oder die Bestellung im Internet getreten.
Menschen ziehen in den Supermarkt, wenn der Kühlschrank leer ist oder der Magen knurrt.
Menschen suchen nach dem neuen Anzug zur Jubiläumsfeier 1-2 Tage bevor der große Tag ansteht.
Denken Sie an Weihnachten.
Obwohl das größte Fest des Jahres, jedes Jahr zur selben Zeit stattfindet, unterscheiden sich die Menschen erheblich, wenn es um den Zeitpunkt des Kaufes von Geschenken geht.
Wie steht es bei Schülern und Studenten – oder mit jedem anderen Menschen, der sich auf eine Prüfung oder ein Examen vorbereitet?
Der Termin für die Prüfung steht oft schon lange vorher fest. Und trotzdem steigen viele Menschen erst in den letzten Tagen oder Stunden in die intensive Lernphase ein.
Egal um was es im Leben geht, viele Menschen tendieren dazu, für die Erledigung einer Aufgabe den gesamten Zeitrahmen auszunutzen.
Die wenigsten Menschen überlegen vorher, welcher Zeitaufwand tatsächlich genau benötigt wird, zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe.
Diese Herangehensweise an Aufgaben führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen. Zeit wird verschwendet – und Geld.
Handelt es sich um Unternehmen, nennt man den Vergleich zwischen Unternehmen Kostenwettbewerb – und das Unternehmen, das seine Aufgaben effizienter erledigen kann als seine Wettbewerber, hat einen Kostenvorteil.
Kostenvorteile führen in der Regel zu höheren Gewinnen und einem höheren Marktanteil.
Aber wie können wir Menschen Aufgaben effizienter erledigen und produktiver werden? (Den Zusammenhang zwischen Produktivität und Effizienz können Sie in unserem Produktivitätsleitfaden nachlesen)
Menschen haben oft das Gefühl, die gesamte ihnen zur Verfügung stehende Zeit ausnutzen zu müssen, selbst wenn die eigentliche Aufgabe wesentlich weniger Zeit in Anspruch nimmt. Oft gehören diese Menschen zur Gruppe der Perfektionisten.
Vieles davon hat mit der Art und Weise zu tun, wie unser Gehirn verdrahtet ist.
Im Allgemeinen warten selbst die allerbesten von uns bis zur letzten Minute, um eine Aufgabe zu erledigen.
Denn je weiter ein Fertigstellungstermin in der Zukunft liegt, desto weiter unten steht er auf unserer Prioritätenliste.
Und das ist sogar gut.
Haben wir viele Aufgaben und würden alle Aufgaben auf der gleichen Ebene unserer Prioritätenliste stehen, dann wäre es fast sicher, dass wir höchst unproduktiv arbeiten würden.
Wie man Prioritäten setzt lesen Sie am besten in unserem Artikel über Warren Buffet.
Wenn man dem Parkinson Gesetz folgt, dann müssen wir über die Steigerung von Produktivität sprechen, indem wir ein Gleichgewicht finden zwischen der für die Erledigung einer Aufgabe erforderlichen Zeit und dem tatsächlich zur Verfügung stehenden zugeteilten Zeitrahmen.
Unabhängig davon, ob Sie glauben, dass eine Aufgabe mehr Aufwand erfordert, wenn es eine kurze Frist gibt, schreibt das Parkinson-Gesetz vor, dass die Aufgabe innerhalb dieses vorgegebenen Zeitrahmens erledigt werden kann.
Bevor Sie jetzt zusammenzucken – das stimmt natürlich nicht in jedem Fall.
Manchmal erfordert eine Aufgabe wirklich zusätzliche Zeit – für die Erledigung, für Korrekturen oder für die Vorbereitung der Präsentation.
Aber genau aus diesem Grund gilt das Parkinson Gesetz auch für die andere Richtung, wenn Sie also zu viel Zeit für eine Aufgabe aufwenden.
In der Regel wird die Aufgabe dann nicht besser erledigt, sondern die Aufgabe wird lediglich schwerer und komplexer gemacht, als sie tatsächlich war.
Ist es möglich, das Parkinson-Gesetz zu überwinden? Ja.
Dazu erstmal ein bildliches Beispiel für die Wirkung des Parkinson Gesetz:
Schauen Sie sich Ihren Kalender an. Dort gibt es Eintragungen von Meetings bzw. feste Termine, an denen Sie mit anderen Personen etwas besprechen.
Üblicherweise gibt es viel Platz zwischen den Terminen, die mit Arbeit gefüllt werden muss – aber oft wird dabei eine Arbeit so weit ausgedehnt, dass sie genau dazwischen passt.
Und schon sind wir wieder beim Parkinson Gesetz.
Übrigens, an diesem Beispiel sehen Sie auch, dass Meetings ohne Deadline bereits an und für sich dem Parkinson Gesetz folgen, in dem mehr Zeit aufgewendet wird, als für den Zweck des Meetings ursprünglich nötig gewesen wäre.
Wie können Sie die Produktivität mit dem Parkinson-Gesetz steigern?
1. Tracken Sie Ihre Zeit.
Erst wenn Sie wissen, auf welche Aktivitäten Ihre Arbeitszeit tatsächlich entfällt, können Sie Zeitfresser erkennen und reduzieren oder sogar eliminieren. Typische Zeitfresser sind das Lesen und Bearbeiten von Emails und Telefonate u.ä. – als Endergebnis bekommen Sie die “Netto-Zeit”, die Sie für die Erledigung der Aufgabe benötigt haben. Aus der “Netto-Zeit” können Sie künftige Fristsetzungen ableiten, zur Erledigung gleicher oder ähnlicher Aufgaben. Sie bekommen ein Gefühl dafür, in welchen Fristen, Sie eine Aufgabe erledigen können.
2. Fordern Sie sich heraus und halbieren Sie pauschal den gesetzten Zeitrahmen zur Erledigung jeder Aufgabe.
Entweder Sie werden mit dem neuen Zeitrahmen zurechtkommen und Ihre Aufgabe im halben Zeitrahmen erledigen (und ggf. weiteres Zeitsparpotential erkennen) oder Sie stellen fest, dass Sie etwas mehr als den halben Zeitrahmen benötigen – in beiden Fällen haben Sie Ihre Produktivität gesteigert.
Wenn Sie sich die Hälfte der Zeit geben, die Sie sich für die Erledigung einer Aufgabe ansonsten geben würden, dann werden Sie wahrscheinlich trotzdem rechtzeitig fertig – wegen kreativer Lösungen, an die Sie vorher nicht gedacht hätten.
3. Setzen Sie sich eine Timeline mit Zwischenfristen und Micro-Deadlines.
Spalten Sie die “große” Aufgabe in „kleinere“ Aufgaben auf und vergeben Sie für die Erledigung dieser kleineren Aufgaben eigene Fristen – dadurch tasten Sie sich wesentlich genauer an die Frist für die eigentliche Aufgabe heran.
Das Konzept des Parkinson-Gesetzes besteht darin, dass Sie durch das Festlegen von Fristen, die deutlich kürzer sind als früher vorgegeben, äußerst produktiv werden und vermeiden können, durch zu lange Fristen ins Stocken geraten zu sein.
4. Verwenden Sie Zeitmanagementtechniken.
Das Parkinson Gesetz basiert auf der Theorie, dass bei der Erledigung von Aufgaben Zeit verschwendet wird. Effektives Zeitmanagement ist unerlässlich, um diese Verschwendung zu vermeiden.
5. Bestimmen Sie die Bedeutung und den Wert einer Aufgabe
Denken Sie an das Pareto-Prinzip, bei dem 20% des Aufwands zu 80% der Ergebnisse führen – das gilt auch für die eingesetzte Zeit. Automatisch zwingen Sie sich dazu, aufmerksamer an der eigentlichen Aufgabe zu arbeiten.
Fazit
Das Parkinson-Gesetz begleitet Sie in allen Lebensbereichen, insbesondere an Ihrem Arbeitsplatz.
Wer das Parkinsonsche Gesetz austricksen will, muss sein Selbstmanagement selbst in die Hand nehmen.
Jetzt wo Sie sich dessen bewusst zu sind, sind Sie bereits auf einem guten Weg, effizienter und produktiver zu werden.
Wagen Sie es, Fristen in Frage zu stellen. Glauben Sie an sich und an Ihre Fähigkeit, in kürzerer Zeit die gleiche oder bessere Arbeit zu leisten.
Wenn Sie Aufgaben vor Ablauf der Frist erledigen, können Sie die zusätzliche Zeit nutzen, um an anderen Projekten weiter zu arbeiten, sich weiterzubilden oder eine Pause einzulegen.
Ziel ist es, effizienter und produktiver zu sein.
Nicht mehr arbeiten, sondern intelligenter arbeiten.
Es verbessert nicht nur Ihre Ergebnisse, Sie erreichen Ihre gesetzten Ziele früher und erhöhen dabei auch Ihre persönliche Zufriedenheit und Ihre Work-Life-Balance.
