Eisenhower-Matrix: so vermeiden Sie die Dringlichkeitsfalle und verschwenden keine Zeit mehr!

Die schlechte Nachricht: wahrscheinlich sind Sie genauso wie die meisten Menschen nicht immer gut in der Priorisierung von Aufgaben! Die gute Nachricht: wenn Sie zum Zeitpunkt der Priorisierung aufgefordert werden, die Konsequenzen Ihrer Entscheidungen zu berücksichtigen, ist es wesentlich wahrscheinlicher, dass Sie die wichtige Aufgabe der dringenden Aufgabe vorziehen. Mit der Eisenhower-Matrix wird Ihnen die Priorisierung von Aufgaben spielend gelingen. Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug, um die langfristigen Ergebnisse Ihrer täglichen Aufgaben zu berücksichtigen. Die Matrix hilft Ihnen dabei sich darauf zu konzentrieren, was Sie am effektivsten und nicht nur am produktivsten macht.

Wer kann für uns den Unterschied zwischen langfristig und kurzfristig genau definieren? Besonders wenn unsere Angelegenheiten in einer Krise zu sein scheinen, sind wir fast gezwungen, unsere erste Aufmerksamkeit eher der dringenden Gegenwart als der wichtigen Zukunft zu widmen.

Dwight D. Eisenhower war der 34. Präsident der USA. Zuvor war er während des 2. Weltkriegs Fünf-Sterne-General und er gilt bis heute als ein hochproduktiver Mensch. Während seiner zwei Amtszeiten als Präsident der USA hat er das Highway System in den USA und die NASA gegründet. Von Eisenhower stammt auch das Zitat: Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden Probleme und die wichtigen Probleme. Die dringenden Probleme sind nicht wichtig, und die wichtigen Probleme sind niemals dringend.“ Er kannte sich also aus, wenn es darum geht Probleme zu lösen und Aufgaben zu bewältigen. ⦁ Was ist die Eisenhower Matrix und wie benutzt man sie? Alle Ihre täglichen Aufgaben und größeren Projekte können in einen dieser vier Quadranten sortiert werden: Q1: Dringende und wichtige Aufgaben – Konsequenz: Aufgaben müssen sofort erledigt werden. Q2: Nicht dringende und wichtige Aufgaben – Konsequenz: Aufgaben, die in Ihrem Kalender geplant werden sollen. Q3: Dringende und unwichtige Aufgaben – Konsequenz: Aufgaben, die an eine andere Person delegiert werden sollen Q4: Nicht dringende und unwichtige Aufgaben – Konsequenz: Aufgaben, die gelöscht werden sollen. Beispiele für die Zuordnung von Aufgaben: ⦁ Q 1 – dringende und wichtige Aufgaben Die erste Kategorie besteht aus dringenden und wichtigen Aufgaben. Diese Aufgaben erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit, da sie mit Ihren langfristigen Lebenszielen zusammenhängen und die Ihnen – wenn sie nicht sofort erledigt werden – einen Schaden zufügen oder Sie zumindest von Ihren Lebenszielen entfernen. Diese Aufgaben haben entweder eine festgesetzte Frist oder eine imaginäre Frist – eine Art „Point of no return“. Indem Sie im Voraus planen und organisieren, können Sie verhindern, dass die wichtigsten Aufgaben dringend werden. Wenn Sie diese Aufgaben eine gewisse Zeit vor dem bevorstehenden Termin erledigen, wird Ihr Stressfaktor minimiert. ⦁ Q2 – nicht dringende, aber wichtige Aufgaben Diese Art von Aufgaben sollten in Ihrem Planer oder Kalender geplant werden. Die Pflege von sozialen Beziehungen zur Familie und Freunden fällt genauso darunter, wie die Kontaktpflege mit Geschäftspartnern und Kunden. Typisch für diese Kategorie sind auch alle Aufgaben zur Selbstverbesserung – am Körper, im Geist, bei den Fähigkeiten und Kenntnissen. Diese Aufgaben können viel Willenskraft erfordern, da keine Fristen gesetzt sind. Damit die Qualität der Erledigung dieser Aufgaben trotzdem hoch ist, sollten Sie immer motiviert sein. ⦁ Q 3 – dringende, aber nicht wichtige Aufgaben Das sind Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, aber keine Bedeutung für Ihre Ziele haben. Diese Aufgaben sollten Sie nach Möglichkeit an andere Menschen delegieren. Es sind oftmals kleine Gefälligkeiten für Freunde, Familienmitglieder oder Kollegen. Diese Art von Aufgaben ist nicht falsch, aber allzu viel Zeit sollten Sie nicht damit verbringen. Ihre Zeit ist zu kostbar und wird benötigt zur Erreichung Ihrer Ziele. ⦁ Q 4 – nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben Irgendwelche Aufgaben in dieser Kategorie zu erledigen, ist reine Zeitverschwendung. Diese Erledigung dieser Aufgaben wird Sie Ihren Zielen nicht näher zu bringen. Beispiele für Aktivitäten in dieser Kategorie ist Fernsehen und Videos anschauen – rein zu Unterhaltungszwecken – und die Zeit in sozialen Medien verbringen. Leider verbringen viele von uns viel zu viel Zeit in dieser Kategorie. Das heißt nicht, dass Sie unproduktiv sein sollen. Manchmal ist es wichtig den Netzstecker zu ziehen und sich unterhalten zu lassen. Aber setzen Sie sich immer Zeitlimits – sonst ist ruckzuck der ganze Tag vorbei. Wie sieht die praktische Anwendung der Eisenhower-Matrix aus? Es gibt sehr viele Möglichkeiten:

1. Wenn Sie eine Aufgabenliste oder Agenda erstellen, so hilft Ihnen die Eisenhower-Matrix, Aufgaben zu kategorisieren. Am besten Sie beginnen mit Aufgaben aus Q1 und setzen dann die Liste mit Aufgaben aus Q2 und Q3 fort. Aufgaben aus Q4 müssen Sie dann erst gar nicht auf die Liste setzen.
2. Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, dann hilft Ihnen auch hier die Eisenhower-Matrix. Organisieren Sie Ihre Zeit so, dass Sie zu bestimmten Zeiten bestimmte Aufgaben erledigen können. Zum Beispiel können Sie sich bestimmte Zeitfenster für die Aufgaben aus Q2 setzen, damit Sie sie einerseits nicht vor sich herschieben (weil ohne Frist) und andererseits Sie die Zeitfenster so wählen können, dass diese Aufgaben nicht mit den Aufgaben aus Q1 kollidieren.

(Lesen Sie sich bitte auch in unserem großen Produktivitätsleitfaden über weitere Methoden zur Steigerung Ihrer Produktivität)