Wenn Sie ein umfangreiches Projekt haben, dann stehen Sie vor einem Berg einzelner Aufgaben und die Schwierigkeit besteht darin, dass Sie die verschiedenen Aufgaben im Blick behalten müssen.
Wir alle neigen dazu, Multitasking zu betreiben und viele Aufgaben parallel zu bearbeiten. Und viele von uns sind sogar stolz darauf.
Tatsächlich besteht die Gefahr beim parallelen Multitasking, dass Ihre Aufmerksamkeit von Aufgaben mit hoher Wichtigkeit und Priorität abgelenkt wird.
Genau hier setzt die Ivy-Lee-Methode an. Die Ivy-Lee-Methode kann das Auftreten von Multitasking verhindern und Ihre Aufmerksamkeit auf Aufgaben mit hoher Priorität lenken.

Was macht die Ivy-Lee-Methode so effektiv?

• Diese Methode ist unglaublich einfach, effizient und besteht nur aus 5 Schritten.
• Sie beseitigt die größte Hürde – zu Arbeitsbeginn mit der wichtigsten Aufgabe loszulegen und anzufangen.
• Bei dieser Methode gehen Sie strukturiert an Ihre Aufgaben, um jeweils nur einzelne davon zu erledigen.
• Weil die Methode so einfach ist, können Sie schwierige Entscheidungen leichter treffen, verzetteln sich nicht und vermeiden das Aufschieben unangenehmer, aber wichtiger Aufgaben.

So geht die Ivy-Lee-Methode:

Schritt 1:
Schreiben Sie am Ende eines jeden Arbeitstages die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie morgen erledigen müssen. Am besten auf ein Blatt Papier. Wenn Sie jedoch ein Tablet oder ein anderes elektronisches Hilfsmittel benutzen, dann achten Sie bitte darauf, dass Sie auf dem einmal begonnen Screen bleiben und sich nicht ablenken lassen.

Schritt 2:
Priorisieren Sie die Aufgaben. Am Anfang steht die wichtigste Aufgabe. Danach folgen die Aufgaben mit absteigender Relevanz. Nummerieren Sie alle Aufgaben.

Schritt 3:
Wenn Sie am nächsten Tag anfangen zu arbeiten, konzentrieren Sie sich nur auf die erste und wichtigste Aufgabe. Arbeiten Sie solange an dieser Aufgabe, bis diese erledigt ist. Fangen Sie keine neue Aufgabe an. Checken Sie keine Emails und rufen Sie niemanden in dieser Zeit an. Unterlassen Sie alle Tätigkeiten, die Ihre Aufmerksamkeit von dieser Aufgabe ablenken.

Schritt 4:
Haben Sie die erste Aufgabe erledigt, können Sie diese abhaken. Prüfen Sie dann kurz die Priorisierung der übrigen fünf Punkte. Hat sich etwas geändert bezüglich der Wichtigkeit der verbliebenen 5 Aufgaben. Ist eine ganz neue Aufgabe dazugekommen? Oder kann etwas von Ihrer Liste gestrichen werden?
Fahren Sie dann mit der zweitwichtigsten Aufgabe fort, genauso hochkonzentriert wie bei der ersten Aufgabe. Und auch hier gilt: behalten Sie Ihre Aufmerksamkeit bei der Aufgabe und lassen Sie sich nicht ablenken.
Nach diesem Schema bearbeiten Sie die weiteren Aufgaben auf Ihrer Liste.

Schritt 5:
Erstellen Sie am Ende des Arbeitstages eine neue Liste nach derselben Vorgehensweise. Aufgaben, die Sie heute nicht geschafft haben, kommen auf die Liste des nächsten Tages – meistens werden sie ganz oben stehen, abhängig von ihrer relativen Priorisierung zu den neuen Aufgaben.
Fahren Sie am nächsten Tag so fort, wie Sie es heute gemacht haben.

Häufig geäußerte Kritikpunkte an der Ivy-Lee-Methode

Die Methode ist so genial einfach – das kann nicht funktionieren!
Tatsächlich zwingt diese Methode des Zeitmanagements Sie dazu sehr organisiert Ihre Zeit an einem Arbeitstag mit der Erledigung wichtiger Aufgaben zu verbringen.
Sie müssen über Prioritäten nachdenken und wenn Sie immer die wichtigsten Aufgaben erledigen, sind Sie umso motivierter und entspannter.
Also genau das, was Sie sich wünschen, oder?

Es bleibt keine Zeit für kurzfristig anfallende und ebenfalls wichtige Aufgaben
In der Methode ist nicht festgeschrieben, dass Sie damit Ihren kompletten Tag verplanen sollen. Wenn Sie wissen, dass Sie nur 4 Stunden zur Verfügung haben, weil Sie am Nachmittag Meetings oder Kundenbesuche haben, dann planen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben entsprechend.
Ebenso reservieren Sie sich Zeit für die Erledigung anderer Aufgaben, wie zum Beispiel das Checken von Emails oder das Ausführen von Telefonaten, die nicht an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden sind.

Sind Sie nun von der Wirksamkeit der Ivy-Lee-Methode überzeugt?
Noch nicht?
Dann wird Sie vielleicht die Hintergrundgeschichte zu dieser Methode überzeugen und warum die Ivy-Lee-Methode auch 25.000 Dollar-Methode genannt wird.
Im Jahr 1918 war Charles Schab einer der reichsten amerikanischen industriellen Unternehmer der USA.
Von Charles Schwab ist bekannt, dass er immer auf der Suche nach Wettbewerbsvorteilen war. Eines Tages vereinbarte er ein Treffen mit Ivy Lee.
Ivy Lee war selbst ein erfolgreicher Geschäftsmann und Unternehmensberater.
Charles Schwab hatte eine einfache Frage an Ivy Lee: „Zeigen Sie mir einen Weg, um mehr Dinge zu erledigen.“
Die beiden vereinbarten kein spezielles Honorar – auf die Frage von Schwab, was diese Beratung kosten würde, soll Lee geantwortet haben: „Nichts“ Geben Sie mir mit jeder Führungskraft 15 Minuten und wenn es funktioniert, können Sie mir nach 3 Monaten einen Scheck schicken – in der Höhe, die sie für angemessen halten.
Die Ivy-Methode wurde versucht und nach drei Monaten war Schwab so begeistert von den Fortschritten, die sein Unternehmen gemacht hatte, dass er Lee in sein Büro rief und ihm einen Scheck über 25.000 Dollar ausstellte.
25.000 Dollar klingen jetzt nicht nach sehr viel, aber es ist das Jahr 1918. Gemessen an heute wäre es etwa der 40-50-fache Wert.